ORS - OBJEKTRAPPORTERINGSSYSTEM

Bakgrund

Under 2012 insåg vi att det i och med vår expansionstakt i framtiden skulle vara ohållbart att fortsätta att rapportera in alla arbeten i "fysiskt" form med hjälp av pappersblanketter. 2013 bestämde vi oss därför för att bygga ett elektroniskt system för inrapporteringen av alla våra arbeten inom röjning och plantering. Tillsammans med Uppsalabaserade webbyrån Mindsnake utvecklade vi under dryga 6 månader ett webbaserat och skräddarsytt objektrapporteringssystem som döptes till ORS. Systemet sjösattes lagom till planteringsstarten våren 2014. Vi använder sedan dess systemet för alla jobb inom röjning och plantering. När det gäller markberedningen använder vi oss av Forest Link.

ORS

Systemet fungerar på så sätt att varje användare har ett konto som man loggar in på via webben precis som med ett vanligt E-post konto. Varje arbetslag har en "teamleader" som har ett konto och kontinuerligt skapar objektsrapporter i systemet i takt med att objekten färdigställs. När ett objekt är färdigt skickar han/hon rapporten vidare i systemet. Rapporten landar då i "inboxen" hos den arbetsledare som ansvarar för laget. Arbetsledaren stämmer då av alla data i rapporten mot den egenuppföljning som denne genomfört och/eller övrig information om objektet som arbetsledaren inhämtat. 

När detta är klart "attesterar" arbetsledaren objektsrapporten som då transporteras vidare i systemet och landar hos administratörerna på vårt kontor. Dessa granskar rapporten innan de exporterar den över till "Navision" som är affärssystemet vi använder för att skapa fakturor, bokföra osv. Innehållet i systemet säkerhetskopieras kontinuerligt. Objektsrapporterna kan även skickas bakåt i kedjan om till exempel administrationen upptäcker att något är fel i en rapport. De kan då skicka tillbaka rapporten till arbetsledaren som på samma sätt kan skicka den tillbaka till respektive teamleader med en kommentar om vad som behöver ändras.


För våra kunder

Vi kan även erbjuda våra kunder tillgång till vissa delar av systemet. Med en egen login kan du som kund se vilken status dina objekt har och även se vissa andra detaljar såsom antal plantor planterade, arbetade timmar, röjda ha med mera. Kontakta oss om du är intresserad så ordnar vi med ett konto.

Fördelar

Fördelarna med ett webbaserat digitalt system jämfört med objektsrapporter i pappersform är bland andra:
  • Snabbare fakturering.
  • Kräver mindre administrativ personal.
  • Ingen risk att rapporter försvinner eller glöms bort.
  • Lätt att bevaka så att inga arbetsledare eller teamleaders ligger efter med rapporteringen.
  • Enkelt att flytta ansvar för objekt ifrån en arbetsledare till en annan i händelse av sjukdom eller dylikt.
  • Ingen risk att data i rapporterna blir fel med anledning av t ex otydlig handstil.
  • Enkelt att söka och plocka fram en gammal objektsrapport om det är något som måste kollas i efterhand. 
  • Möjlighet för teamleaders och arbetsledare att rapportera in direkt från fältet.
  • Sparar mycket tid och resor jämfört med förut då arbetsledarna var tvungna att hämta in rapporter från fältet och sedan köra in dem eller posta dem till kontoret.
  • Bra för miljön då vi sparar papper, utskrifter och mängder av bilresor.
  • Vi kan ge våra kunder möjlighet att själva kunna kolla hur vi ligger till med just deras objekt.
  • Att vi nu tillhandahåller Internet till alla arbetslag har också den positiva effekten att det underlättar för våra arbetare att hålla kontakt med sina familjer i hemlandet.

Nackdelar

  • Systemets enda egentliga svaghet är att det kräver internetuppkoppling, men i dagens läge är väl det mer att betrakta som en självklar del i vår dagliga infrastruktur. Hittills har detta inte ställt till några problem och då jobbar vi ändå i många delar av Sverige som ligger långt ifrån de största tätorterna.

Utfall

Efter snart tre år med systemet i full drift kan vi konstatera att det faktiskt har fallit bättre ut än vad vi hade förhoppningar om från början. Vi har tydligt kunnat notera alla de fördelar som specificerats ovan. Systemet är heller inte statiskt utan vi jobbar kontinuerligt med att förbättra gränssnittet samt att utveckla nya funktioner. 

© Magnus Thor AB 2016